Среднесписочная численность работников: как рассчитать, кто в неё входит?

В данной статье мы узнаем, как рассчитать среднесписочную численность работников, кого включать в отчет, а кого нет. Расскажем, как правильно рассчитать среднесписочную численность и чем она отличается от списочной. Посмотрим, можно ли включать в отчет самозанятых и наемников на основании договора ГПХ.

Что такое среднесписочная численность и зачем её считать?

Среднесписочная численность работников в организации, это среднее количество сотрудников компании, которое рассчитывается за определённый период времени, что такое объяснительная записка от работника зачем она нужна и как написать, мы уже говорили. У всех сроки для расчета разные, в зависимости от целей предоставления подобной отчетности, это может быть год, квартал, месяц. Владельцам компаний важно понимать, какое среднее количество сотрудников прошло через организацию. Подобные расчеты делают для того чтобы получить государственную поддержу. Предприниматели стараются попасть в группу малых и средних предприятий, ведь для них существует ряд налоговых послаблений.

В рамках программы поддержки малого и среднего бизнеса, к таким предприятиям применяются специальные налоговые режимы, которые позволяют снизить затраты на выплаты в бюджет, а, значит, и увеличить прибыль. Предприятия, которые не относятся к крупным получают различные гранты на осуществление деятельности. Таким предприятиям разрешено брать налоговые каникулы. Суть их в том, что есть период времени, в который можно не уплачивать основной налог, как правило это УСН или ПСН. Упрощенная система налогообложения, это специальный режим, который позволяет снизить финансовую нагрузку бизнеса.

По системе УСН есть возможность объединить три налога в одну выплаты, к ним относятся, налог на имущество, налог на добавленную стоимость и налог на прибыль организаций как его рассчитать, мы уже рассказывали. Кроме этого, используется упрощенная система отчетности, декларация сдается один раз в год, а вот, авансовые платежи все равно придется делать ежеквартально. УСН позволяет вести учет при помощи кассового метода.

Кого и как включать в расчёт?

Узнать, кого и как включать в расчет, можно в Приказе Росстата. Так, в отчетность не попадают работники, которые являются сотрудниками других компаний, а деятельность осуществляли просто по совместительству. В настоящее время, для выполнения временных работ предприятия стараются не оформлять сотрудников официально, а заключают с ними договора ГПХ. Вот, таких наемников, равно, как и тех, кто работает по договорам самозанятости, тоже не включают в отчетность.

Не попадет в статистику и руководитель организации, если он не получает официально заработную плату. Иногда организации принимают студентов, на работу, если они взяли отпуск без содержания, то таки сотрудники тоже не попадут в среднесписочную численность, как и женщины, которые находится в декретном отпуске. Важно подавать такие данные без ошибок, некоторые отчеты можно сдать только в электронном виде, а какие-то только в бумажном, данное правило важно соблюдать.

Так, для Социального фонда РФ сдается специальная форма отчетности, ее называют ЕФС-1, но только в том случае, когда численность работников больше 10 человек. Если перепутать и вместо электронной формы сдать бумажную, то можно получить штраф. Средняя численность работников помогает принимать правильные управленческие решения, например, понять, как и на сколько увеличить штат, для того чтобы получать больше выручки.

Кого не учитывать в расчёте?

В расчёте не учитываются те работники, которые не устроены в компании официально и за которые организация не производит различные отчисления. Некоторые компании ведут деятельность на основании временных договоров, которые заключаются на определенный короткий срок и часто не хотят привлекать сотрудников для выполнения контракта с официальным оформлением. И стараются привлечь на временные работы, например, самозанятых или по договору ГПХ что это такое и чем он отличается от трудового, мы уже знаем. Суть самозанятости в том, что человек оказывает разовые услуги, подключив специальную программу налогообложения для себя.

Самозанятый может не создавать полную налоговую базу, налог на такой вид деятельности единый и составляет 6 процентов от суммы чека. Для того чтобы стать самозанятым достаточно просто нажать одну кнопку в приложении банка. К сервису привязывается определенный счет, все суммы, которые приходят на него облагаются налогом. Причем, расходы здесь не учитываются, а основа для расчёта, это сумма, указанная в чеке.

Самозанятые не могут закупать товары для перепродажи, именно поэтому не учитываются расходы в формировании налоговой базы. Они не имеют права оформлять сотрудников, все, что они делают, создается только за счет собственных ресурсов. Так, если человек один раз пришел и убрал офис за оплату, организация перевела ему денежные средства на основании договора с самозанятым. Последний, после поступления средств, в приложении банка создает чек, которые предоставляет заказчику, а налоговая автоматически насчитывает исполнителю сумму налога.

Как рассчитать среднесписочную численность?

Для того чтобы рассчитать среднесписочную численность работников, существует специальная формула. Так, необходимо суммарное значение сотрудников за каждый день месяца, которое суммируется с количеством дней в месяце, в итоге получается среднесписочная численность. Для точности подсчетов лучше использовать табели, где фиксируется количество работников за каждый день. Конечно, существуют нерабочие дни, в этом случае нужно приравнять число работников в последний рабочий день. Так, например, для расчета выходных нужно взять данные с пятницы.

Если в последний рабочий день, перед выходными, сотрудник уволился, то он не попадает в расчет. Немного сложнее будет рассчитать среднесписочную численность работников за год. Здесь сумму ежемесячного их количества нужно разделить на 12 месяцев. Среднее число работников всегда делится на 12 месяцев, даже если организация начала свою деятельность в конце года. Бывают ситуации, когда сотрудники работают неполный рабочий день, это тоже повлияет на итоги отчетности.

В этом случае работников учитывают пропорционально тому времени, которое они реально отработали за указанный период. Для этого необходимо поднять документы, в которых есть данные о том, сколько дней отработал сотрудник, для этого его рабочие часы нужно разделить на продолжительность рабочего дня. После этого, определяется количество сотрудников на неполном рабочем дне, для этого делят первое значение на количество дней в месяце.

Ошибки при расчёте среднесписочной численности

При расчете среднесписочной численности могут возникнуть ошибки, их может быть сколь угодно много, но есть рейтинг основных. Во-первых, нельзя подавать сведения, если по факту сотрудников нет. В данном случае в графе численности лучше просто поставить нулевое значение. Многие начинающие кадровики путают такие понятия, как списочная и среднесписочная численность. У них есть принципиальное отличие, одна считается за период, а вторая на конкретную дату.

Еще одна ошибка, которую часто допускают, это считают среднесписочную численность за год с месяца регистрации организации, это неправильно. Даже если компания действует с последнего месяца текущего года, то для расчета необходимо включать все месяцы года, а, значит, и делить на 12. Популярная ошибка в том, что не учитывают женщин, которые получают пособия по уходу за ребенком, что такое выходное пособие когда его нужно платить, мы уже рассказывали. Не учитываются только сотрудники в декрете, все остальные находятся в статистике, даже если работают неполный рабочий день или на удаленке. При всех расчетах учитываются только рабочие дни, а не календарные.