Объяснительная записка: что такое, зачем и кому нужна, как ее писать?

В данной статье мы узнаем, что такое объяснительная записка, зачем она нужна и как ее правильно составить. Посмотрим, какие виды объяснительных записок существуют и обязан ли работник писать ее по требованию работодателя. Расскажем, какой существует срок хранения объяснительных записок и как они могут помочь в уменьшении дисциплинарного взыскания.

Объяснительная записка: что такое?

Сразу скажем, объяснительные записку пишут все и всегда, а что такое увольнение по соглашению сторон и как его оформить, мы уже рассказывали, ребенок не пришел в школу, тогда объяснять причины придется классному руководителю или даже директору, сотрудник опоздал на работу, с него обязательно потребуют объяснительную записку, составленную на имя руководителя организации. Причем, от качества ее написания и указанных причин на прямую будет зависеть размер дисциплинарного взыскания, поэтому. такие бумаги нужно составлять правильно. Объяснительная записка, это письменное повествование работника, основная ее функция, это рассказать причины отсутствия на рабочем месте, опоздания или иных нарушений рабочих нормативов.

Объяснительные записки можно условно разделить на описательные и оправдательные. Первые просто описывают конкретную ситуацию, возможно даже действия других сотрудников. Как правило, такие бумаги составляются, если произошел какой-то инцидент, поэтому больше они напоминают показания свидетеля. В оправдательной записке сотрудник описывает свои действия или бездействия и указывает их причину.  Объяснительная записка может стать хорошим помощником для работника, особенно, если написанное подкреплено доказательствами.

Причем, разумное объяснение поможет избежать дисциплинарного взыскания. Заставить писать объяснительную записку работника не могут, если он не может или не хочет ее составлять, то это его право. Причем, наличие или отсутствие объяснительной записки не могут сказаться на размере дисциплинарного взыскания, уволить могут, например, как с запиской, так и без нее и запись в трудовую книжку как ее восстановить, мы уже знаем. Если работник не хочет писать записку, то в течении двух рабочих дней, с того момента, как работодатель ее затребовал, обязательно составляется акт.

Когда могут потребовать объяснительную записку

Потребовать объяснительную записку могут в случае нарушения трудовой дисциплины или если произошел какой-либо инцидент, и работодатель старается понять причины происшедшего. Повторимся, что составлять такой документ работник не обязан, но, в случае отказа, может возникнуть негативное отношение к происходящему со стороны работодателя, ведь сотрудник просто проигнорировал его требование. На более мягкую реакцию начальства можно рассчитывать, если в записке работник не только объяснил причину, но и извинился и пообещал больше не повторять таких ошибок.

Так, работодатель в праве, если его устроило содержание объяснительной записки, ограничится устным неформальным предупреждением, вместо, например, увольнения. Причем, запросить объяснительную записку с работника, это не только право, но и обязанность работодателя. Это позволит в будущем избежать возможного обжалования решения. Для того, чтобы все было в рамках правового поля, работодатель должен составить акт, где подробно описывает суть произошедшего события или обстоятельства. Работника знакомят с таким актом под роспись.

Только после этого работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию. Срок на дачу объяснений у работника, это максимум два рабочих дня, после этого работодатель может зафиксировать отказ, при этом, также составляется специальный акт. Если работник предоставил объяснения, то работодатель решает, стоит его привлекать к дисциплинарной ответственности или нет. Максимальный срок, когда можно обратить взыскание – не более одного месяца с с момента совершения проступка или наступления инцидента.

Как писать объяснительную

Правил, как писать объяснительную записку не существует, конечно, нет законодательных или иных правовых актов, которые регулируют составление данного документа. Но, у организации может быть локальный нормативный акт или бланк. Если такового нет, то работник составляет записку самостоятельно. Для этого стоит прописать вводную часть, в ней указывают наименование организации, ФИО руководителя, лучше указать ИНН, КПП и ОГРН, можно не вписывать банковские реквизиты что это такое и какие виды существуют, мы уже рассказывали. Обязательно пишут данные того, кто составил записку, это ФИО и занимаемая в организации должность, лучше добавить контактные данные, например, номер телефона.

Затем следует описательная часть, в которой нужно изложить обстоятельства случившегося, что где, и когда произошло. Обязательно следует описать свои действия, причем мотивировочная часть очень важна, здесь работник описывает свои действия и последствия, которые возникли. Необязательная часть, но, крайне желательная, если работник чувствует и понимает, что виноват в нарушении трудовой дисциплины, здесь можно попросить не применять дисциплинарное взыскание.

В конце указывают дату создания документа и ставят подпись. Если есть реквизиты акта, о том, что была нарушена трудовая дисциплина, то их тоже следует добавить в записку. Документ может содержать доказательства, которые прикладываются, как приложение. Это могут быть справки, заключения и т.д. Для того чтобы работодателю было удобно пользоваться информацией. Можно в тексте указать ссылки на предоставленные доказательства.

Срок хранения объяснительных записок

Приказами Росархива сроки хранения объяснительных записок не регламентируются, но такая информация есть по докладным и служебным запискам. Так, записки о нарушениях трудового распорядка хранят около года, а о дисциплине – три года. Есть особые виды объяснительных записок, которые могут храниться в сроки необходимые работодателю. Так, есть записки, которые объясняют, почему был сорван рабочий процесс, не выполнен план и т.д., например, при техническом сбое нужно подробно описать, как и когда подвела техника. Можно запросить подтверждение у начальников отделов, которые отвечают за техническое обеспечение.

При составлении объяснительной записки, например, при невыполнении плановых показателей, то здесь лучше занять проактивную позицию и постараться предупредить работодателя заранее. Объяснительная записка не потребуется, если работник трудится по договору ГПХ чем он отличается от трудового, мы уже знаем. Так, если после увольнения коллеги вам досталась часть его задач, то лучше сразу предупредить работодателя о том, что выполнение вашего плана при таких обстоятельствах может оказаться под угрозой.