Табель учёта рабочего времени: что это, как и для чего вести?

В данной статье мы узнаем, что такое табель учета рабочего времени, как его вести и для чего необходим данный документ. Расскажем, какие формы табелей существуют и обязана ли организация или компания использовать утвержденные законодательством форму документа, или можно разработать собственную форму. Посмотрим, почему обязательно составления и ведение табелей учета рабочего времени, даже на малых предприятиях и сколько нужно хранить данный документ в архиве.

Что такое табель учёта рабочего времени?

Табель учета рабочего времени, это обязательный документ, который, по закону, должен ввести каждый работодатель, что такое командировка и как ее оформить, мы уже знаем. Форма бланка не является строго обязательной, поэтому, организация может разработать свою, с учетом потребностей, особенностей и поставленных задач, а, может, воспользоваться уже созданными Т-12 и т-Т-13. Табель учёта рабочего времени отражает сколько сотрудник отработал или нет, составляется он по факту, заранее лучше его не заполнять, а то, вдруг, если кто-то заболеет и не выйдет на работу, то все придется переделывать.

Все сотрудники организации должны соблюдать распорядок и режим рабочего времени, это влияет на расчёт заработной платы. Ведь, именно табели учета рабочего времени перед тем как посчитать зарплату, запрашивают либо бухгалтера, либо сотрудники отдела кадров. Кроме этого, Росстат просит предоставлять определенную отчетность, ее делают тоже на основании данного документа.

Сотрудник, который занимается заполнением табеля делегируется руководителем организации. В крупных организациях ведением табеля занимаются руководители подразделений. Конечно, сейчас уже редко кто заполняет документ вручную, чаще всего используются специальные таблицы. Для назначения сотрудника для ведения табеля рабочего времени, выпускается специальный приказ, он датируется, номеруется и подшивается в документы организации, вместе правилами внутреннего трудового распорядка что это такое и как составить документ, мы уже рассказывали.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени?

Табель учета рабочего времени, это не только дисциплинирующий сотрудников фактор, но и возможность получать объективные данные о количестве отработанного времени. Саботировать ведение учета не получится, в этом случае на руководителей и саму организацию могут быть наложены штрафы. Точных сроков предоставления подобной отчетности не существует, но, по традиции, он составляется в течении всего месяца, а закрывается в последний день отчетного месяца.

После того, как последний день месяца завершен, табель сдают на проверку руководителю, который должен поставить на нем подпись. После этого, табель поступает в распоряжение сотрудников бухгалтерии, которые занимаются расчётами заработной платы работников. После того, как месяц закрыт по всем показателям, табель выбрасывать нельзя, он направляется в архив документов организации. Законом установлены обязательные срок хранения таких документов. Так, общем случае табель учета рабочего времени должен храниться 5 лет, в особых случаях, сроки могут доходить до 75 лет.

Хранение табеля необходимо обеспечить в любом виде, как бумажном, так и электронном. Законом строго не регулируется форма, которая используется для составления табеля. Для коммерческих организаций есть возможность разработать свой собственный документ, но, если особых требований у компании нет, то можно воспользоваться общими формами.

Требования к ведению табеля учёта рабочего времени

Существуют определенные требования и методы ведения табеля учета рабочего времени. Часто применяется способ сплошной регистрации, когда проставляются отметки о явке или неявке сотрудника и количестве отработанных часов. Второй способ заполнения табеля, это регистрация отклонений. В таких документах указывают только то, что было вне рамок рабочего времени, например, если работник не пришел на работу или опоздал. При заполнении табелей учета рабочего времени лучше предварительно ознакомиться с используемыми кодами. Это могут быть как буквенные, так и численные значения. Например, ОВ будет означать, что у сотрудника есть дополнительные оплачиваемые выходные.

Образец формы Т-13 широко распространен и пользуется спросом у кадровиков и бухгалтеров для расчета заработной платы что это такое какие формы и системы оплаты существуют, мы уже говорили, т.к. прост в заполнении, информация в нем есть полная, но компактно представленная. Состоит такой табель из двух частей. Первую еще называют «шапкой» документа, здесь указываются данные о предприятии, организации или компании, есть информация о подразделении, отчетном периоде и т.д. Вторая часть, это сама таблица, в электронном виде ее можно создать один раз, а потом, просто копировать форму при перенесении в новый месяц.

Каждая графа данной таблицы делиться на две части, в одной должен быть буквенный или цифровой код, во второй количество часов, отработанных сотрудником. В таблице есть графы, в которых отражаются данные для расчета заработной платы. Обязательно должен быть указан код начисления, список кодов утвержден ФНС. Например, сверхурочные работы обозначаются как Я/С, затем идет количество рабочих часов, а через дробь показывают, сколько часов работник работал сверх нормы 8/1, здесь видно, что у сотрудника был один час сверхурочных работ.

По какой форме вести табель

По какой форме вести табель, организация выбирает самостоятельно, можно воспользоваться наработками законодательства, а можно разработать свою форму, но вести и хранить их, это обязанность каждой компании, за отсутствие подобного документа могут быть назначены штрафы. Даже если организация маленькая, а руководитель считает, что может все заполнить, т.к. сотрудников не так много, могут возникнуть спорные ситуации, когда придется в качестве доказательства предоставлять табель учетного времени, да и запомнить все точно не получится.

В табелях отражены не только выходы и неявки, но и, например, те ситуации, когда сотрудник уходит в отпуск по уходу за ребенком или работник вышел на рабочее место в праздничный день, в последнем случае важно фиксировать количество отработанных реально часов, т.к. такие выходы оплачиваются дополнительно. В настоящее время в РФ утверждены две формы табелей учета рабочего времени на законодательном уровне, это Т12 и Т-13. Первая менее популярна, т.к. по этой форме производят расчет заработной платы и заполнять ее немного сложнее.

В бланке Т-12 несколько листов, на первом находится список кодов, которые используются в теле документа. Последние два листа заполняются сотрудниками бухгалтерии, по ним производится оплата труда. При заполнении табелей могут возникнуть ошибки, человеческий фактор может быть и в этом вопросе, но существует возможность непредвиденных обстоятельств, например, сотрудник не выходит несколько дней на работу, по неизвестным причинам. Сотрудник отдела кадров проставляет ему простую неявку на работу, а потом оказывается, что его экстренно положили в больницу, поэтому данные в табеле с НН придется исправить на Б, т.е. больничный.

Как заполнять табель учёта рабочего времени?

При заполнении табеля рабочего времени нужно быть максимально внимательным, ведь, от этого зависят заработки коллег, что такое аванс и какая это часть заработной платы, мы уже знаем. Конечно, случаются ситуации, когда табель необходимо поправить, для этого ошибочный код необходимо зачеркнуть, проставить правильный, прописать дату и ФИО, когда информация была исправлена. Если исправлений много, то можно составить корректирующий табель, внести в него правильные данные из первоначального документа и новые. Обязательно стоит сделать пометку, чтоб это корректирующий табель и проставить порядковый номер корректировки.

Таким образом, табель учета рабочего времени, это неотъемлемая часть рабочего процесса, он позволяет фиксировать опоздания, прогулы или переработки сотрудников. Кроме этого, в нем можно получить информацию о больничных, отпусках и общем количестве отработанных часов по каждому работнику. Также он поможет получить статистические данные о загрузке персонала и приготовить отчетную документацию для контролирующих органов, в том числе, для налоговой инспекции.