Оперативный учёт: что это такое, зачем нужен, как внедрить в компании?

В данной статье мы узнаем, что такое оперативный учет, зачем он нужен и как внедрить его в компании. Расскажем, в чем минусы и преимущества использования системы, какие данные можно получить из данного учета и как правильно заполнять информационный блок. Посмотрим, какие показатели можно отслеживать при помощи оперативного учета, чем он отличается от бухгалтерского и налогового.

Оперативный учёт: что это такое?

Для любого, особенно крупного бизнеса, необходим оперативный учет, он позволяет принимать краткосрочные управленческие решения, что такое расход бюджета уровни структуру и процесс учета, мы уже обсуждали, поэтому все факты должны фиксироваться, в том числе и процессы хозяйственной жизни организации. Особенности оперативного учета в том, что он формируется на основании первичной документации, как правило, используют платежные документы, накладные, договора, приказы и многое другое. Оперативный учет нужен не только для того чтобы отслеживать количество единиц, но он позволяет оценивать качество и сроки исполнения задач.

Важно, что в оперативном учете может содержать различная информация, а не только финансовая, она тоже позволяет отслеживать хозяйственные операции. Кроме этого, такой учет не только фиксация данных, он позволяет определить и выявить особенности улучшения деятельности предприятия, с его помощью можно даже определить возможные риски. Существует несколько методов, которые используют для ведения оперативного учета. Первый, это наблюдение за процессами, второй контроль за явкой сотрудников.

При необходимости оптимизации производства необходимо провести анализ режима технологического процесса. Он позволит выявить слабые места, корректировка которых позволит уменьшить потери времени и материалов, благодаря этому можно повысить качество выпускаемого продукта. Важно проводить оценку использования производственных мощностей и контролировать моменты простоя, поэтому необходим мониторинг для планирования модернизации оборудования и проведения закупок, что такое оборотный капитал и как его рассчитать, мы уже говорили.

Зачем и кому нужен оперативный учёт?

Оперативный учет необходим опытным управленцам, которые предпочитают экономить свои средства и вовремя реагировать на меняющуюся ситуацию не только на рынке, но и внутри компании. На самом деле, все учеты должны работать в комплексе, их существует несколько видов:

• — управленческий;
• — финансовый;
• — оперативный;
• — бухгалтерский.

Последний позволяет формировать полную и достоверную информацию о деятельности компании и ее имущественном положении. Он необходим для фиксации хозяйственных операций, но в денежном эквиваленте, на основании такого учета можно сделать выводы о финансовом состоянии организации. Аналитика позволяет найти резервы для максимально эффективного использования ресурсов.

Финансовый учет формирует отчетность предприятия для удовлетворения информационных потребностей внешних пользователей. Он позволяет осуществлять контроль за денежными потоками, проводить анализ обстановки, помогает планировать расходы. Управленческий учет позволяет менеджменту принимать верные решения для решения стратегических задач. Оперативный учет, это тоже один из важных инструментов управления бизнес процессами.

В настоящее время многие организация стараются ввести автоматизированный оперативный учет, для этого используют различные технологии и программы, их преимущество в том, что с их помощью можно отслеживать движение не только товаров, но денежных средств и других ресурсов. Кроме этого, автоматизация снижает риски возникновения человеческого фактора, да и скорость учета у системы намного выше. Данные становятся доступными для всех и более прозрачными.

Что можно отслеживать с помощью оперативного учёта?

Оперативный учет имеет много целей и задач, для этого ежедневно собирают всю информацию о хозяйственной деятельности предприятия. Фиксация всех операций, касающихся производства позволяет управленцам в режиме текущего времени получать информацию о текущем состоянии дел. Оперативный учет позволяет формировать данные для последующего расчета налоговой базы и составления финансовой отчетности. Для расчета рентабельности в ОП есть данные о заработной плате сотрудников, расходах, объемах выпуска продукции и т.д.

Важно адекватно оценивать рентабельность бизнеса, это один из важных показателей для оценки деятельности в целом, что такое накладные расходы и что в них входит, мы уже рассказывали, производственные мощности и результативнее управлять ликвидностью. Конечно, заменить иные формы отчетности оперативный учет не может, например, бухгалтерскую или налоговую.

Плюсы и минусы оперативного учёта

Оперативный учет может иметь как положительные, так и отрицательные стороны. Из плюсов стоит отметить скорость принятия решений, которые можно принимать на его основании. С учетом того, что вся информация собирается в режиме реального времени, то можно заметить любые изменения и вовремя на них отреагировать. Оперативный учет позволит эффективнее управлять коллективом, что такое карта компетенций и как она помогает бизнесу, мы уже знаем, отслеживать выполнение планов, вносить корректировки. Постоянный мониторинг позволяет выявит слабые места в бизнес процессах. Оперативный учет легко оформлять, в силу того, что сдавать данные в контролирующие органы не требуется.

Из минусов можно отметить высокую стоимость внедрения системы на предприятии. Для этого необходимо не только приобрести новое ПО, но и проводить обучение сотрудников. Кроме этого, оперативный учет предполагает большой поток информации, поэтому может возникнуть перегрузка и потеряется фокус на особенно важных моментах. Пополняемость данных нужно проводить постоянно, т.к. важна актуальность. Еще один существенный недостаток системы, это малая интеграция между различными модулям системы.