Командировка: что это такое, как её оформить?

В данной статье мы узнаем, что такое командировка, как ее оформить и кто может поехать. Посмотрим, какие категории работников не при каких обстоятельствах не могут быть направлены в командировку, а какие могут отказаться. Расскажем, как правильно оформить служебную поездку, какую информацию должен содержать приказ и как оплатить командировку.

Какие служебные поездки считаются командировками?

Командировки, то такие служебные поездки, про которые ходят слухи и анекдоты, что такое правила внутреннего трудового распорядка и как их составить, мы уже знаем. Но, далеко не каждая рабочая поездка считается командировкой. Последняя, это поездка за пределы рабочего места по указанию работодателя. Конечно, некоторые сотрудники, особенно, которые занимают достаточно высокие должности, могут самостоятельно решать, куда и на какой срок необходимо ехать в командировку. Для рядовых сотрудников перед каждой командировкой необходимо издавать специальный документ. С ним работника знакомят под роспись.

Направить в командировку могут независимо от должности, но есть ситуации, когда в командировку направить работодатель не имеет права. Так, точно не поедут несовершеннолетние, беременные женщины, работники, которые трудятся на основании ученического договора, инвалиды с подтвержденной группой. Кроме этого, существует несколько категорий работников, которые могут отказаться от командировки, это женщины, у которых есть дети, не достигшие 14-тилетнего возраста.

Отказаться могут все одинокие родители и опекуны, которые воспитывают ребенка до 14 лет. Кроме этого, отказаться без негативных последствий имеют право работники, у которых есть дети-инвалиды или те, кто ухаживает за больным членом семьи. В иных случаях, отказ от поездки может расцениваться, как дисциплинарный проступок, но занести его в электронную трудовую книжку что это такое и где посмотреть, мы уже рассказывали, работодатель вряд ли станет. За этого организация может наложить дисциплинарное взыскание.

Положение о командировках

Новое положение о командировках в РФ действует с сентября 2025 года, оно утверждено Постановлением Правительства. Срок действия данного документа до 2031 года. В положении описаны разъяснения, о том, кого, при каких условиях можно направить, на какой срок и когда после командировки работник обязан выйти на работу. В командировки могут отправляться только те, кто работает по трудовому договору, к данной группе относятся дистанционные работники и те, кто трудится на условиях совместительства.

Сроки командировки законом точно не устанавливаются, все зависит от поставленных целей и задач организации. Их необходимо указывать в приказе о направлении, расчет дней производится со дня выезда до дня возвращения. Когда после поездки работник должен выйти на работу необходимо решить с работодателем. За каждый рабочий день в командировке сотруднику необходимо выплачивать среднедневной заработок.

Все расходы на транспорт, проживание должен оплачивать работодатель. Если работник потратил свои средства, то организации, по решению руководителя, должна их возместить. Для расчета сумму сотрудник обязан предоставить отчетные документы и чеки по материальным расходам. Работник обязан предоставить проездные документы, причем, не важно даже, если он едет на своем автомобиле, в этом случае подойдут чеки с заправочной станции.

Как оформить служебную поездку?

Для оформления служебных поездок есть несколько особенностей. Во-первых, работника можно направить только на основании письменного решения работодателя, также, это может быть приказ или распоряжение. Причем, приказ может быть оформлен как на бумажном носителе, так и в электронном виде, но, этот документ обязательно должен быть усилен электронной подписью как ее перевыпустить на сайте налоговой, мы уже говорили. Если командировка инициирована сотрудником, то он может подать заявление на поездку, при этом можно использовать электронную систему компании или направить запрос по электронной почте.

Ранее у сотрудника обязательно должно было быть задание или командировочное удостоверение, теперь это не требуется. Но, многие компании оставили такую практику предоставления отчетности для внутреннего контроля. Если возникла необходимость направить в командировку сотрудника, который работает на удаленном режиме, то в его трудовом договоре должен быть указан адрес его фактического нахождения. Тогда даже поездка в офис будет считаться служебной поездкой, если они находятся в разных городах.

С принятием нового положения об организации командировок и служебных поездок, работодатели были вынуждены произвести аудит локальных актов, которые действуют в компании. В таких документах обязательно нужно поставить ссылку на новое постановление. Если организация или компания очень крупные, то при учете командировок могут возникнуть ошибки из-за человеческого фактора, чтобы этого избежать можно воспользоваться специальными программами.

Как оплатить командировку?

Для того чтобы работнику оплатили командировку, все документы для нее должны быть правильно оформлены. Первым делом необходимо составить направление, но сначала нужно убедиться, что у работника нет противопоказаний, которые указаны в законодательстве. Кроме этого, следует помнить, что есть категории сотрудников, которым не запрещено ехать, но они могут отказаться, поэтому у таких лучше взять письменное согласие на поездку. Когда все частные вопросы решены можно выпускать приказ о направлении, это будет основной документ, все остальные, конечно, тоже нужны, но будут, скорее, вспомогательными.

Все записки, задания, командировочные удостоверения не имеют равной юридической силы. В приказе обязательно указывается название организации, ее руководителя. После этого обязательно пишут ФИО сотрудника, который едет, его должность. Место назначения тоже должно быть в приказе, страна, город и т.д. Третий пункт самый непросто, это указать цель поездки, причем она должна быть сформулирована очень четко, при успешном выполнении задач работодатель может отметить это в характеристике с места работы зачем она нужна, мы уже рассказывали. Для расчета срока командировки берут билеты, как туда, так и обратно. Даты должны быть указаны как в билетах.