Что такое инкассация: как она проходит?

В данной статье мы узнаем, что такое инкассация, зачем она нужна, кто ее проводит и каким законом регламентируются нюансы и лимиты наличных денежных средств у юридических лиц. Расскажем, какими правами и обязанности обладают инкассаторские организации и могут ли банки предоставлять подобные услуги. Посмотрим, куда уходят денежные средства, после того как их забрали инкассаторы.

Что такое инкассация денег?

Что такое инкассация знает каждый, но посмотрим, какие нюансы и особенности существуют, мы уже много рассказывали о дебиторских задолженностях и как они образуются, теперь расскажем, как сохранить наличные средства. У многих торговых точек, особенно крупных ежедневный оборот – достаточно внушительная сумма, хранить которую просто в магазине опасно. Во-первых, это может привести к путанице при учете, во-вторых, появится необходимость затратить дополнительные средства для обеспечения сохранности, это и покупка сейфа, и набор сотрудников. И надо быть готовыми к внештатным ситуациям. Это большой необоснованный риск.

Для того чтобы избежать лишних затрат можно воспользоваться предложениями по инкассации денег в банк. В данном случае наличные денежные средства перевозят в финансовые учреждения, которые гарантируют и обеспечивают их сохранность. Как правило банк выбирают тот, в котором у организации открыт расчетный счет. Как мы понимаем, сейчас ведение бизнеса без него невозможно, если индивидуальные предприниматели могут как-то обходиться без него, то ООО точно нет. После того, как инкассаторы привезли денежные средства- они зачисляются на расчетный счет организации.

Конечно, обязанность использовать инкассацию не прописана законодательством, поэтому каждая компания поступает с ней на свое усмотрение. Деньги, поступившие на банковский счет как его открыть, мы уже знаем, можно использовать для расчетов с поставщиками, выплату заработной платы сотрудникам, оплаты налогов, сборов, штрафов и т.д. Некоторые предпочитают привозить денежные средства в банк на хранение самостоятельно. Но, если суммы крупные, то это просто небезопасно.

Кто и как производит инкассацию?

Как и кто производит инкассацию – регламентируется законодательством РФ. Хранить денежные средства в любом количестве прям на месте продажи разрешено не всем. На основании Указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» все юридические лица обязаны устанавливать лимиты наличных остатков, превышать которые нельзя.

Но наличность в магазине необходимо оставлять для того чтобы выдавать сдачу покупателям. Многим не нравиться, когда приходишь на кассу, а там говорят, что сдачи нет. Для расчетов с поставщиками товара денежные средства тоже могут пригодиться, если нет возможности безналичного расчета. Выдача заработной платы сотрудникам в небольших торговых точках тоже производят, чаще всего, наличными деньгами, а не на карту. Ремонт используемой техники тоже может понадобиться, а за него нужно платить. На текущие нужды наличку тоже лучше оставлять.

На практике сами руководители организации решают, сколько денег необходимо на все текущие расходы. На основании этого директор издает приказ, который регламентирует сумму, которая должна остаться после инкассации. Все, что больше лимитированной суммы передается для перевозки в кредитную организацию, они, кстати принимают и испорченные банкноты как и где можно обменять, мы уже рассказывали. Ограничений по тому, сколько денег оставить – нет.

Что входит в обязанности службы инкассации?

Что входит в обязанности службы инкассации – прописано законодательно. Сразу скажем, что проводить инкассацию можно самостоятельно, тогда просто руководитель или уполномоченное лицо просто берет денежные средства из кассы, отвозит в банк, после этого они также зачисляются на расчетный счет. Также, можно оформить корпоративную карту и вносить наличку туда. Это бесплатно, но есть риски.

Многие компании, чьи выручки достаточно высокие предпочитают обращаться в организации, которые профессионально занимаются инкассацией денежных средств. Они, фактически, являются посредниками между торговой точкой и финансовой организацией. Это безопасно, но, естественно, данная услуга не бесплатна. Можно обратиться в банк, в котором открыт расчетный счет ИП или ООО, но и в этом случае услуга оказывается за дополнительную плату.

Но часто и банки не имеют собственной инкассаторской службы и тоже пользуются услугами подрядчиков. Главное преимущество таких услуг в том, что они на 100 процентов обеспечивают сохранность денежных средств, несет за них полную материальную ответственность. Они перевозят денежные средства не только в финансовые организации, но и в компании, когда, например, необходимо выдавать заработную плату.

Как организовать инкассацию?

Как организовать инкассацию знают не все. Для начала надо найти организацию с хорошим рейтингом, отзывами, необходимыми лицензиями. Лучше, конечно, сначала обратиться в свой банк. Выбирать можно на основании стоимости услуг, времени зачисления денежных средств на расчетный счет, ведь чем раньше они туда попадут, тем быстрее можно будет ими воспользоваться.

Инкассации производятся по заранее согласованному графику, как по требованию, так и по необходимости, для магазина лучше выбирать второй вариант, ведь необходимой суммы иногда может и не быть. Требования по передаче у всех профессиональных компаний одинаковые – инкассаторы приезжают в заранее оговоренное время. К их приезду нужно подготовить наличные средства, т.е. убрать их из кассы, потом ответственное лицо предаёт их инкассаторам. Стороны заполняют необходимую документацию. Деньги пломбируются в специальной сумке.