Авизо: что такое, виды, как оформлять и выставлять?

В данной статье мы узнаем, что такое авизо, как его правильно оформлять и выставлять, и есть ли закон, в котором содержатся требования к оформлению данного документа. Посмотрим, какие формы авизо и в каких сферах применяются, как правильно передать его контрагентам. Расскажем, какие структурные подразделения чаще всего используют авизо в документообороте и для чего он нужен финансовым организациям.

Авизо: что такое?

Авизо – это один из самых используемых документов между контрагентами в том числе и с электронной подписью что это такое и когда используется, мы уже рассказывали, таким образом, они уведомляют друг друга о том, что произошло изменение в состоянии взаимных расчётов, переводе денежных средств или пересылке товара. Данное официальное извещение используют и банке при работе со своими клиентами. Так, и владельцам дебетовых счетов, и тем, у кого открыты кредитные линии финансовые организации выставляют данные записей по счетам, выплате переводов, выставлении чека и т.д. По правилам деловой переписки в данном документе должны содержаться определенные данные.

Так, обязательно должны указываться не только номер документа, но и дата его составления, содержание операции, сумма, наименование и реквизиты обеих сторон, как плательщика, так и получателя. Данный документ используется не только банками, но и бухгалтериями различных организаций, и в коммерческой деятельности. В настоящее время авизо используется в обычной деловой переписке, но он всегда предполагает проведение какого-либо действия или операции

Кроме этого, в бухгалтерском деле при помощи этого документа извещают изменения, которые произошли в отношении финансовых операций, имущества, ценностей, товаров и услуг. В настоящее время форма и содержание данного документа не регламентируется законодательством, как оформление акцизов что это такое какие виды и ставки существуют и как уплачивать налог на него, мы уже знаем, поэтому организации сами разрабатывают формы и правила его заполнения. На само деле, история данного документа имеет и криминальную линию, когда в 90-хх годах они использовались для мошеннического хищения денежных средств.

Формы документа в разных сферах

Форма документов в разных сферах может быть различной, так, в бухгалтерии они чаще всего используются для уведомления об изменениях активов компании. Используются они и для указания на изменения в нормативно-правовых источниках. В авизо указывается размер остатка денежных средств, которые находятся на каком-либо счету. Банки при помощи данного извещения информирую клиентов об изменениях, которые произошли на их счетах или уведомляют об отказе в совершении различных операций.

Высылает клиенту авизо банк и в тех случаях, когда ожидает от него распоряжений по операциям, которые проводятся с новыми поступлениями на счет. В 90-е годы данные документы активно использовались для мошеннических действий, когда создавались фальшивые банковские авизо, как говорят специалисты, особенно широко такой прием мошенничества использовался в Чеченской республике. Еще во времена СССР уведомления о переводе денег строго контролировались. После развала союза контроль над данной сферой деятельности резко ослаб.

Появление региональных РЦК, вместо главного вычислительного центра Госбанка дало возможность проталкивать фальшивые авизо. Схема выглядела достаточно просто, злоумышленник договаривался с представителем банка, после чего последний выписывал поддельное авизо на определенную сумму за вознаграждение. Затем такой документ уходил в Центральный банк, который может проводить и санацию банков что это такое и для чего она нужна, мы уже говорили, после чего денежные средства перечислялись в банк получателя.

Виды авизо

Видов авизо сейчас существует достаточно много, причем, классификация может основываться на нескольких принципах. Существуют прямые и обратные авизо, которые отличаются тем, что в них происходит обсуждение количества, качества и стоимости поставляемых товаров или услуг. Особенность такого прямого документа в том, что ответа от второй стороны они не требуют, а вот на обратные всегда необходимо получить ответ. Вторая сторона может согласиться или нет с условиями, как правило, такие формы применяют для подтверждения сделок или доказательства отсутствия претензий.

Еще одна классификация авизо – по движению. В одной компании, как правило, существует несколько подструктур, поэтому и авизо могут быть различными от бухгалтерской справки между подразделениями, до документа, который высылается контрагенту. Существуют дебетовые и кредитные авизо, в первых продавец или поставщик уведомляет о наличии финансовых задолженностях покупателя, которые необходимо погасить. Расчетные документы стороны составляют для того чтобы устранить разногласия между покупателем и продавцом, в основном по стоимости товара. Как правило, такие документы сопровождаются корректными расчётами.

Не зависимо от того, какой тип авизо используется, он должен содержать подписи и печати, как реальные, так и электронные. Все зависит от тог, каким способом отправлен документ. В настоящее время достаточно часто применяется электронный документооборот, особенность которого в том, что подписывать его можно электронными подписям и печатями.

Порядок оформления авизо

Порядок оформления авизо не регулируется каким-либо законом РФ, поэтому форму и правила заполнения устанавливаются самой компанией, которая его составляет. Но в нем должны содержаться основные сведения, а дополняется он необходимыми приложениями. Данный документ является первичным, поэтому лучше, если в нем будет указан номер договора, номер счета и бланки отчетности. Кроме этого, в некоторых видах должны прилагаться бланки или акты выполненных работ или оказанных услуг.

Кроме этого, обозначается и назначение документа, например, может быть дебетовое или кредитное авизо, что такое дебет и кредит, мы уже говорили. Оно должно иметь порядковый номер и указана дата его составления. Кроме этого, должны быть указаны реквизиты компании, лучше полные, а не только название. В нем необходимо указать основания, на которых проводилась операция, ее стоимость или сумма, обязательно прописывают реквизиты покупателя.

Для подтверждения данных в документе прикладывают кассовые ордера, платежные поручения, выписки с банковских счетов, права на активы и многое другое, все зависит от того, какие цели есть у отправителя. В настоящее время подлинность авизо легко проверить, поэтому создавать с ними мошеннические схемы, как в 90-е годы сейчас уже не получится.

Выставление авизо можно осуществить несколькими способами. Это может быть электронный документ, который подписывается соответствующими подписями и печатями. При передаче бумажного варианта необходимо сделать документ в двух экземплярах, один из них должен храниться в бухгалтерии, т.к. он может понадобиться для подтверждения операции. Второй экземпляр с необходимыми отметками передаются отправителю.